時間足りない•••そんな保育士のために！タイムマネジメントで実施する効果的な時間の使い方

問題提起：
時間は限られた貴重な資源であり、効果的な時間管理は個人はもちろん、保育士にとって重要な課題です。多くの人が日常的に時間を無駄にしてしまい、ストレスや生産性の低下に直面しています。

記事を読んでわかること：
この記事では、タイムマネジメントの基本原則から具体的なテクニックまでを幅広く取り上げ、効果的な時間の使い方を学ぶことができます。ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキング、アイゼンハワー行列などの手法を理解し、実践することで生産性を向上させる方法が明確に示されます。

記事を読むメリット：
この記事を読むことで、自身の時間管理スキルを向上させ、ストレスを軽減し、生産性を高めるための具体的な方法を学ぶことができます。さらに、保育士がより効率的に業務を遂行し、目標達成に向けて取り組むためのヒントやアドバイスも得られます。

タイムマネジメントの基本原則

時間は限られており、私たちの人生や仕事において非常に貴重な資源です。タイムマネジメントは、私たちの日常生活や仕事において時間を最大限に効果的に活用することを意味します。タイムマネジメントには、優先順位付け、計画、集中力の向上などの基本原則があります。これらの原則を理解し、実践することで、より生産的で満足度の高い生活を送ることができます。

保育園でも使える！タイムマネジメントのツールとテクニック

タイムマネジメントを支援するさまざまなツールやテクニックがあります。例えば、タスク管理アプリやカレンダーアプリを使用することで、日々の予定を整理し、タスクを管理することができます。また、ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキング、アイゼンハワー行列などのテクニックやエッセンシャルイズムなどの考え方を取り入れることで、集中力を高め、生産性を向上させることができます。今回はテクニックとして以下で具体的に3つの手法・考え方を説明したいと思います。「保育園で実施するのは難しいのでは？」と思われることもあるかもしれませんが、実施例も合わせて記載いたしますので、是非参考にしてみてください。

ダラダラ長時間作業をやめる！ポモドーロ・テクニックとは？

ポモドーロ・テクニックとは？

人間の脳は長時間集中し続けるのが難しいという話は皆さんもどこかで聞いたことがあるのではないでしょうか。それを解消するために考えられた手法がポモドーロ・テクニックです。ポモドーロ・テクニックとはは、25分間の集中作業と5分間の休憩を交互に繰り返す時間管理術です。実践のハードルが低く、仕事だけでなく学習などにも応用できるため、多くの人に支持されています。この方法は、1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案されました。彼は、トマトの形をしたキッチンタイマー（イタリア語でトマトは「ポモドーロ」）を使用して、短い時間で集中して作業を行う方法を開発しました。ポモドーロ・テクニックには以下のようなメリットがあります。

• 集中力の向上:
  短いセッションで作業を行うことで、集中力を維持しやすくなります。
• 生産性の向上:
  タスクを小分けにして取り組むことで、効率的に作業を進めることができます。
• 疲労の軽減:
  定期的な休憩により、精神的な疲労を減らすことができます。
• モチベーションの維持:
  短期間での成果がモチベーションを高めます。

ポモドーロ・テクニックの実践方法

保育園においては、保育の現場の特殊性を考慮し、通常のポモドーロ・テクニック手法を柔軟にアレンジすることが重要です。まずは子どもたちが降園した後や、午睡中など、比較的静かな時間帯に短時間集中で実施すること、「連絡帳を○人分書く」「明日の教材を準備する」など、25分でできる具体的なタスクを明確な目標として設定することを意識し、以下のような手順で実施してみましょう。

注意点としては25分間の作業中は、一つのタスクに集中し、他の作業や中断は避けるようにすることです。ただし作業の性質によっては、25分という時間を調整することも可能と言われています。（時間を長くしすぎるのはよくないので注意してください）

保育園で活用する場合の具体例

前述したようはポモドーロ・テクニックですが、保育園での具体的な利用方法を以下に2つ例として示したいと思います。

製作活動や環境準備への応用

導入のポイント:

• 準備段階での活用: 子どもたちと一緒に行う製作活動の準備や、クラスの環境整備など、ある程度まとまった時間が必要な作業に適用します。
• 区切りやすいタスク分割: 「〇〇の飾りを10個作る」「〇〇のコーナーを整理する」など、25分で達成可能な小さな目標に分割します。

具体的な流れ:

1. 大まかなタスク設定: 例：「七夕飾りの準備」
2. ポモドーロごとの目標設定:
   • 1ポモドーロ目 (25分): 星の飾りを20個切り抜く
   • 休憩 (5分)
   • 2ポモドーロ目 (25分): 輪つなぎを10本作る
   • 休憩 (5分)
   • 3ポモドーロ目 (25分): 短冊の準備をする
3. 休憩時間の活用: 休憩時間は、他の保育士と進捗を共有したり、必要な材料を取りに行ったりと、次の作業に備える時間としても活用できます。

保育士間の連携・情報共有への応用

導入のポイント:

• 会議時間の短縮: 短時間のミーティングや情報共有の時間をポモドーロで区切ることで、集中力を維持し、効率的な話し合いを促します。
• アジェンダの明確化: 25分で何を話すのか、議題を明確にすることが重要です。

具体的な流れ:

1. 議題の確認: 例：「来月の行事について」「園児Aくんの最近の様子について」
2. タイマーセット (25分): 議題ごとに25分を設定します。
3. 集中討議: 25分間は、設定された議題についてのみ議論します。
4. 休憩 (5分): 休憩中に、議論の内容を整理したり、次の議題に備えたりします。

導入時の注意点と柔軟な運用

• 子どもの安全が最優先: ポモドーロ・テクニックはあくまで集中力向上のためのツールであり、子どもの安全や保育の質を犠牲にしてまで厳密に守る必要はありません。緊急時や子どもの対応が必要な場合は、躊躇なくタイマーを一時停止し、対応しましょう。
• 「ポモドーロ」の時間の調整: 25分という時間はあくまで目安です。保育園の状況に合わせて、15分や20分など、もう少し短く設定することも効果的です。
• 休憩時間の活用: 休憩時間は、リフレッシュだけでなく、他の保育士とのコミュニケーションや簡単な情報共有の時間としても活用できます。
• 完璧を目指さない: 最初から完璧にこなそうとせず、まずは試してみて、自分や職場の状況に合わせて柔軟に調整していくことが成功の鍵です。
• チームでの理解と協力: 一人で導入するよりも、チーム全体でポモドーロ・テクニックについて理解し、協力体制を築くことで、より効果的に導入できるでしょう。

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時間を区切って効率化！タイムブロッキング

タイムブロッキングとは？

タイムブロッキングは、日々のスケジュールを効率的に管理し、集中力を高めるための時間管理戦略です。この方法では、一日を時間のブロックに分割し、各ブロックに特定のタスクや活動を割り当てます。これにより、一つのタスクに集中しやすくなり、マルチタスキングによる注意力の散漫を防ぎます。計画的に、そして持続的に実行することで、高い生産性と質の高い仕事を実現することができるというものです。保育園の保育士は、予測不可能な状況が多い中で業務にあたっていますが、いくつかのタスクでこの手法を導入することで、効率を大きく向上させることができます。以下その他具体的なメリットを記載しています。

• 集中力の向上:
  一つのタスクに集中する時間を確保することで、作業の質が向上します。
• マルチタスキングの回避:
  同時に複数のタスクを行う代わりに、一つずつタスクに取り組むことで、効率的な作業が可能になります。人間は元来マルチタスクを得意としません。そのため、この一つずつタスクに取り組むことで業務効率が向上されると考えれます。
• 時間の有効活用:
  一日の流れを計画することで、無駄な時間を減らし、生産性を高めることができます。
• モチベーションの維持:
  一つ一つの小さなタスクを完了するごとに達成感を得られ、モチベーションが維持されます。

タイムブロッキングの実践方法

保育園においては、予測不能な事態が起こることもあり、全ての時間を細かなブロックに分けるのは難しいかもしれません。しかし子どもたちの活動が落ち着く時間帯（午睡中や降園後など）に、事務作業や準備のための時間確保するため、固定時間を確保すること、確保した時間（ブロック）で何を終わらせるのかを具体的に決めてタスクの明確化することが重要です。

注意点としては長すぎるブロックにすることで、集中力を途切れさせる可能性があるため、自分に合ったブロックの長さを見つけること。ブロック間には休憩時間を設けることで、次の作業に取り組むためのリフレッシュ時間を取るように心がけること。急な仕事や想定外の出来事に対応できるよう、スケジュールには余裕を持たせておくことが重要です。

簡単に実践に取り掛かる際はGoogleなどのカレンダーアプリを使うと有効かもしれません。

保育園で活用する場合の具体例

クラス運営・環境整備の計画的実施

導入のポイント:

• 週単位での計画: 毎週決まった曜日の特定の時間に、クラス運営や環境整備に関するタスクを組み込みます。
• 分担の明確化: 複数の保育士で協力する場合、誰がどのブロックを担当するのかを明確にします。

具体的な流れ:

1. 週ごとのタイムブロック設定:
   • 毎週火曜日 午後3時～4時: 「おもちゃ消毒・整理ブロック」
   • 毎週木曜日 午前9時～10時: 「絵本コーナー更新・環境整備ブロック」
2. タスクの割り当て:
   • 火曜日（おもちゃ消毒）:
     • 3:00～3:30：ブロック（大きいおもちゃ・人形）
     • 3:30～4:00：ままごと道具・絵の具セット
   • 木曜日（環境整備）:
     • 9:00～9:30：絵本の入れ替え・読み聞かせ準備
     • 9:30～10:00：今月の壁面飾り最終確認・掲示
3. 状況に応じた柔軟性: 子どもの体調不良など緊急時には、タイムブロックを一時中断し、対応後に再開または翌日に繰り越す柔軟性も持ちます。

保育士間の連携・ミーティングの効率化

導入のポイント:

• 短時間ミーティングのルーティン化: 毎日または週に数回、短時間のミーティング時間をブロックとして確保します。
• 議題の事前共有: ブロック開始前に議題を共有し、効率的な話し合いを促します。

具体的な流れ:

1. ミーティングブロックの決定:
   • 毎日朝礼後 午前9時～9時15分: 「今日の共有事項ブロック」
   • 毎週金曜日 午後4時～4時30分: 「週末の振り返り・来週の確認ブロック」
2. タスクの割り当て:
   • 今日の共有事項:
     • 全員の出欠確認・体調報告
     • 今日の活動予定・担当確認
     • 緊急連絡事項の共有
   • 週末の振り返り:
     • 今週の子どもたちの様子・課題共有
     • 来週の行事・準備事項の確認
     • 持ち帰り仕事の確認と分担
3. 厳守と効率化: 設定時間を厳守し、無駄な雑談をなくして、効率的な情報共有と意思決定を行います。

タイムブロッキング導入の注意点と柔軟な運用

• 「例外」を許容する: 保育の現場は、子どもたちの予測できない行動や緊急事態が常に発生します。タイムブロックはあくまで「理想の計画」であり、子どもの安全や最優先のケアが求められる場合は、迷わずブロックを中断し、対応に当たりましょう。中断したブロックは、状況が落ち着いてから再開するか、別の時間にリスケジュールします。
• 現実的な時間設定: 最初のうちは、少し余裕を持った時間設定にしましょう。慣れてきたら、少しずつブロックをタイトにしていきます。
• バッファタイムの確保: スケジュールの中に、予期せぬ中断や急なタスクが入るための**「バッファタイム（余裕時間）」**を設けることも有効です。例えば、午後の自由遊びの終わりに15分間、何も計画しない時間を設けるなどです。
• 定期的な見直し: 導入後も、定期的にタイムブロックの効果を振り返り、改善点がないか見直しましょう。現実と合わない部分があれば、柔軟に調整していくことが大切です。
• チームでの合意形成: 保育士全員でタイムブロッキングの考え方を共有し、協力して取り組むことで、より効果を発揮します。特定の時間に集中したいタスクがあることを互いに理解し、協力し合う環境が理想です。

優先度をつける！アイゼンハワー行列とは？

アイゼンハワー行列とは？

アイゼンハワー行列（Eisenhower Matrix）は、タスクを効率的に管理し、優先順位をつけるための時間管理ツールです。これを使うことで、日々のタスクを効果的に管理し、生産性を高めることができます。元アメリカ大統領のドワイト・D・アイゼンハワーが考案したとされ、スティーブン・コヴィーによって広められました。保育士の業務は「緊急かつ重要」なタスクが非常に多い特性がありますが、それらを適切に処理しつつ、将来の保育の質向上につながる「緊急ではないが重要」なタスクに時間を割くための視点を提供します。アイゼンハワー行列は一般的に以下のようなメリットがあると言われています。

効率的なタスク管理:
タスクを明確に分類することで、何に取り組むべきかが一目でわかります。

時間の最適化:
重要なタスクに集中し、時間を有効に使うことができます。

ストレスの軽減:
緊急ではないが重要なタスクに時間を割くことで、将来的な緊急事態を防ぐことができます。

アイゼンハワー行列の実践方法

以下の４つのカテゴリに分けて優先度を管理します。

重要かつ緊急（Do it now）
即座に対応が必要なタスク
例: 締め切り直前のプロジェクト、緊急の依頼

重要だが緊急ではない（Decide when to do it）
長期的な目標に関連するが、即座の対応は必要ないタスク
例: 長期プロジェクトの計画、自己啓発

重要ではないが緊急（Delegate it）
他人に任せることができるタスク
例: 突然の電話、他人からの急な依頼

重要でも緊急でもない（Delete it）
やらなくても影響が少ないタスク
例: 関連性の低いメールの処理、無意味な会議

実践にあたっての重要なポイントは、主観的になりすぎず、各タスクを緊急度と重要度で評価し、適切なカテゴリに分類すること、定期的に行列を見直し、タスクの進捗状況や優先順位を更新すること、重要でも緊急でもないタスクは思い切って削除したり、非コア業務として外部に委託するなど、時間を節約できる状況を考えることです。

保育士の業務は「緊急かつ重要」なタスクが非常に多い特性がありますが、それらを適切に処理しつつ、将来の保育の質向上につながる「緊急ではないが重要」なタスクに時間を割くための視点を提供します。ポイントとしては

• タスクの洗い出し: まず、日々直面するタスクを全て書き出してみます。
• 基準の共有: チームで「緊急」「重要」の定義を共有すると、より効果的です。
• 定期的な見直し: 毎日または毎週、タスクを分類し、優先順位を見直す時間を設けます。

これらを意識することによって、全ての業務が「緊急かつ重要」とならず、分類分けができるようになるでしょう。

具体的なタスク分類事例

カテゴリ	タスクの例	保育園での対応
緊急 かつ 重要	・園児の体調不良・怪我への対応 ・保護者からの緊急連絡への対応 ・排泄介助、食事介助など、子どもの生命 ・安全に関わる日々のケア ・締め切りが今日中の連絡帳記入、日誌作成 ・今日実施する活動の最終準備（急な変更対応含む） ・防災訓練、避難誘導など、緊急対応が求められる活動	【今すぐやる (Do First)】 ・最優先事項として即座に対応する。 ・子どもの安全に関わることは、他のタスクを中断してでも対応する。 ・日々のケアは、その都度迅速かつ丁寧に行う。 ・締め切りがあるタスクは、早めに着手し、期日内に完了させることを確実にする
緊急 ではない が重要	・年間、月間の保育計画の立案・見直し ・子ども一人ひとりの発達記録の作成・更新 ・教材研究、新しい活動の企画立案 ・壁面装飾の計画と準備（早めに行うもの） ・保護者面談の準備（個別支援計画の検討含む） ・保育士自身のスキルアップ（研修受講、専門書の読書） ・チーム内の情報共有・連携強化のための定例会議（議題設定、議事録作成など）	【スケジュールする (Schedule)】 ・計画的に時間を確保し、取り組む。 ・日々の忙しさの中でも、意識的にこれらのタスクのための時間を設ける（例：週に1回、午睡中の1時間など）。 ・長期的な視点で保育の質を高めるための重要な活動であり、後回しにすると問題が大きくなる可能性がある。 ・ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキングを組み合わせることで、集中して取り組む時間を確保しやすい。
緊急だが 重要 ではない	・電話対応（事務員や他の保育士でも対応可能なもの） ・突然の来客対応（内容によっては重要となる場合あり） ・一部の園内清掃や備品整理（他の職員が担当できる場合） ・保育に関連するが、自分でなくてもできる簡単な資料作成やコピー取り ・保護者からの一般的な問い合わせ（メールでの返信で十分なもの）	【委任する (Delegate) / 割り振る】 ・可能であれば、他の職員に依頼する。 ・自分の時間やエネルギーを奪いすぎないよう、優先順位を判断し、適切な相手に依頼する。 ・他の保育士や事務員、ボランティアなどが対応できるか検討する。 ・「緊急」ではあるが、自分のコア業務（子どもとの関わり）から離れるため、最小限の時間で処理できるよう工夫する。
緊急でも 重要 でもない	・SNSでの情報収集（業務に直結しないもの） ・不必要な雑談や長時間の休憩 ・不要な書類の整理や探し物（日頃の整理整頓で防げるもの） ・特定の目的を持たない漠然とした情報収集 ・園外での個人的な用事（業務時間中に行うべきでないもの）	【やらない (Don’t Do) / 最小限にする】 ・これらのタスクは極力減らすか、なくす。 ・時間を浪費し、本当にやるべきことから注意をそらす原因となる。 ・休憩時間やプライベートな時間と区別し、業務時間中は避けるように意識する。 ・「やらない」と決めることで、より重要なタスクに時間を集中できる。

導入プロセスと運用のヒント

1. タスクの書き出し:
   • 週の初めや一日の始まりに、その期間にこなすべきタスクをすべて書き出します。
   • 「～する」「～を準備する」など、具体的に記述します。
2. マトリクスへの分類:
   • それぞれのタスクについて、「緊急か？」「重要か？」を自問し、4つの象限に分類します。
   • 最初は迷うかもしれませんが、経験を重ねるうちに判断が早くなります。
   • 特に「緊急」と「重要」の判断基準は、個人の裁量や園の方針によって異なるため、チームで話し合うと良いでしょう。
3. アクションプランの実行:
   • 緊急かつ重要（1象限）: 最優先で取り組む。
   • 緊急ではないが重要（2象限）: スケジュールに組み込み、着実に進める。この象限のタスクを増やし、1象限のタスクを減らすことが、ストレス軽減と質の高い保育につながります。
   • 緊急だが重要ではない（3象限）: 可能な限り他の人に依頼するか、効率的な方法を検討する。
   • 緊急でも重要でもない（4象限）: 排除するか、最小限に抑える。
4. 定期的な見直しと調整:
   • 日々の業務の状況は常に変化します。朝礼や終礼などで、その日のタスクの優先順位を見直す時間を設けると良いでしょう。
   • 週に一度、落ち着いた時間に、その週のタスクの振り返りと翌週の計画をアイゼンハワー行列を使って行うのも効果的です。

保育園における特殊性への配慮

• 「子どもファースト」の原則: 最も重要なのは、子どもたちの安全と成長です。アイゼンハワー行列はあくまでツールであり、緊急性の高い子どものケアや対応は常に最優先されるべきです。マトリクスに囚われすぎず、臨機応変な対応を心がけましょう。
• チーム連携の重要性: 保育士は一人で業務を完結することは稀です。3象限の「委任する」タスクを適切に割り振るためには、チーム内の役割分担やコミュニケーションが非常に重要になります。お互いの状況を理解し、協力し合える体制を築くことが成功の鍵です。
• 「重要性」の定義: 保育における「重要性」は、子どもの発達支援、保護者との信頼関係構築、園の教育目標達成など多岐にわたります。これらを明確にし、判断基準とすることで、アイゼンハワー行列がより有効に機能します。

タイムマネジメントとその効果

タイムマネジメントはストレス管理にも密接に関連しています。上述したような手法を用いることで、効果的なタイムマネジメントを行うことでき、タスクの達成感や時間の余裕が生じると、ストレスレベルが低下することがあります。また、タイムマネジメントを通じて余暇の時間を確保することも重要です。ストレスを軽減し、心理的な健康を維持するために、適切なバランスを保つことができるようになります。

また保育業務がメインの保育園においても、会議は意思決定や情報共有の場として重要な時間を占めることがありますが、効果的な会議管理を行うことで、時間の無駄を減らし、生産性を向上させることができます。タイムマネジメントを活用して、会議の目的やアジェンダを明確にし、参加者の時間を最大限に活用することが重要です。また、会議後のフォローアップやアクションアイテムの管理も忘れずに行うことが大切です。

会議やアジェンダの作り方に関しては以下の記事も参照ください。

タイムマネジメントと個人への影響

タイムマネジメントはデジタルデトックスにも良い影響を与えます。デジタルデトックスは、デバイスやインターネットから離れてリラックスする時間を確保することを意味します。タイムマネジメントを通じてデジタルデトックスを実践することで、集中力を回復し、ストレスを軽減することができます。スマートフォンやソーシャルメディアの利用を制限し、心の余裕を持つことで、よりバランスの取れた生活を送ることができます。デジタルデトックスを実践する際には、時間を決めてデバイスをオフにし、代わりにリラックスや趣味に時間を費やすことをお勧めします。睡眠前のデバイスの使用を制限することで、質の高い睡眠を確保することも重要です。

また仕事とプライベートのバランスを保つで、健康で充実した生活を送ることができるようになります。タイムマネジメントを活用して、仕事とプライベートの両方に十分な時間を割り当てることが個人の充実にも、仕事のパフォーマンスにも重要な影響があります。仕事時間とプライベート時間を明確に区別し、休息や趣味に時間を充てることで、ストレスを軽減し、心の健康を維持することを心がけましょう。

まとめ

タイムマネジメントは、私たちの生活や仕事において時間を最大限に活用し、効果的な管理を行うための重要なスキルです。この記事では、タイムマネジメントの基本原則から具体的なテクニックまでを幅広く取り上げ、その重要性や実践方法について解説しました。

効果的なタイムマネジメントを行うことで、ストレスの軽減や生産性の向上などさまざまな利点がもたらされます。ポモドーロ・テクニックやタイムブロッキング、アイゼンハワー行列などのテクニックを活用することで、時間の有効活用や集中力の向上が可能です。また、外部コンサルタントなどに相談することも検討すべきです。専門家のアドバイスや支援を受けることで、より効果的なタイムマネジメント戦略を確立し、目標達成に向けて効率的に取り組むことができます。

タイムマネジメントは個人だけでなく、保育園においても重要な役割を果たします。会議の効率化やデジタルデトックスの実践など、組織全体でタイムマネジメントの取り組みを推進することで、生産性の向上やストレスの軽減につながります。

最後に、タイムマネジメントは継続的な努力と改善が求められるスキルであることを忘れずにいてください。日々の実践と振り返りを通じて、自己成長と生活の充実を目指しましょう。